Hôtesses de congrès — la logistique d'accueil rigoureuse
Un congrès médical ne pardonne pas l'à-peu-près : 500 congressistes qui arrivent en 45 minutes, un badge printing qui doit fonctionner, des salles parallèles à orienter, des orateurs à accompagner. Il faut du personnel formé au tempo congrès, pas à la soirée.
Ce qui distingue nos congrès & conventions
Depuis 2019, nos équipes tournent sur des congrès médicaux (cardiologie, dermatologie, ophtalmologie), des conventions du CAC 40 et des séminaires institutionnels. Nos hôtesses connaissent la mécanique : badge printing sur Aventri/Cvent, gestion de queues, protocole intervenants, accompagnement en loge, media room. Un chef d'équipe supervise systématiquement les congrès > 200 participants.
Missions couvertes en congrès & conventions
Prise en main des outils Aventri, Cvent, Weezevent, Yurplan. Vérification identité, impression et remise du badge personnalisé.
Direction des congressistes vers les 5-15 salles en simultané, respect du timing sessions, gestion des retardataires.
Accueil en loge, briefing timing, escorte jusqu'à la scène, vérification micro et présentation.
Accréditation journalistes, remise de dossiers presse, coordination interviews.
Anglais fluent minimum ; italien, allemand, espagnol selon la nature internationale du congrès.
Personnel de service formé au vin, présentation soignée pour les dîners de clôture.
Pourquoi nos clients nous rappellent
Un profil compétent ne suffit pas — c'est la coordination, l'anticipation, la constance qui font la différence. Voici ce que nous verrouillons systématiquement sur ce type de prestation.
Chaque hôtesse connaît la différence entre un keynote speaker et un présentateur, sait faire patienter un professeur sans le vexer.
Formation express (30 min) sur votre outil d'émargement pour opérer sans supervision dès la première heure.
Habituées à côtoyer des labos et données de santé — signature d'engagement de confidentialité disponible.
Nos réponses sur les congrès & conventions
Combien d'hôtesses par tranche de 100 congressistes ?
Compter 1 hôtesse à l'émargement pour 60-80 arrivées par heure, plus 1 hôtesse d'orientation par bloc de salles, plus 1 chef d'équipe à partir de 300 congressistes.
Vos hôtesses maîtrisent-elles les outils d'inscription ?
Oui, nous formons systématiquement 45 minutes avant J-0 sur Aventri, Cvent, Weezevent, Eventbrite ou tout autre outil propriétaire fourni par l'organisateur.
Peut-on prévoir des hôtesses trilingues pour un congrès européen ?
Oui — Strasbourg (Parlement européen), Genève, Bruxelles imposent souvent FR/EN/DE. Ces profils sont disponibles avec un léger surcoût (+2 €/h).
Découvrir nos autres expertises
Un congrès à organiser dans les mois à venir ?
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